メールの処理方法を考える

仕事なんかで使うメールの処理・管理方法について色々考えた事を書いておきます。

簡単に今までの私のメール管理法

  1. 取引先毎のフォルダを作り、メーラーのフィルタ ( ルール ) を使って振り分け。
  2. 何かをやらなきゃいけないメールは、一度読んだにもかかわらず、未読にして区別。( 既読メールに印を付けるため、未読に戻すのは何か違う気がするなぁ )
  3. 処理が終わったら、既読にして終了。

てな感じだった訳ですが、取引先が増える度にフォルダとルールを作るのが面倒くさくなり、だんだん受信トレイにアクションが必要なメールと処理済みのメールが混在する様になって混乱してきたんですよねー。それから、取引が終了したフォルダを 「 どうしたもんか? 」 と思ってました。

それから、メールの内容を確認するためにプレビューすると既読になってしまって、それを未読に戻すのも面倒だった。

処理の必要なメールのみ受信トレイに残す管理法に変えた

下の記事を読んでから、メールの処理方法を変えました。

その方法とは、受信トレイの下に「処理済み」と言うフォルダ(私の場合は、Gmail に習って Archive と言う名前)を作って、返信不要のメールや処理済みメールを移動させるだけ。

こうすると、何かしらのアクションを起こさないといけないメールだけが受信トレイに残り管理が楽になります。良い記事をありがとう。ITmedia さん。

—- 追記 @ 2007/11/30 —-

メールはプロジェクト毎に整理する事にした

しばらく、上記のようなメールの管理方法でやってきた訳だが、過去のメールが全て 「 処理済み 」 フォルダに入っているため、完了したプロジェクトのやり取りを見直すのが大変。

と言う事で、メールはプロジェクト毎にフォルダで整理する事にしました。

フォルダ構成の案

受信トレイ
  進行中
    A社のプロジェクト
    B社のプロジェクト
  後でやる
  大事な物
  処理済み
    C社のプロジェクト

みたいな感じで管理するつもり。

各フォルダの説明

受信トレイ
未分類、処理・作業中、すぐに処理できない、返事待ち、誰かに頼んだ仕事などのメールはココに格納。終わったらプロジェクト毎に分類。
進行中
進行中のプロジェクト関係で処理済みのメールはココに格納。
後でやる
時間が出来た時に処理するメールはココに格納。
大事な物
何回も読み返す様なメールはココに格納。
処理済み
単なる連絡事項や終わったプロジェクトはココに格納。プロジェクトの場合はフォルダごと格納。

運営のルール

送信済みのメールもプロジェクト毎に分ける
プロジェクトに関するやり取りを後で確認する時ラクチンなのと、あるメールに対して自分がどう返信したか一画面で確認できるので。送信済みメールを残さない設定にし、常に自分への BCC をつけておく。こうしておくと、自分が送信したメールが受信トレイに届くので、それから分類。
やらないといけない事は受信トレイで一覧できるようにしておく
これ大事。そして受信トレイを空にすべくガンバル。
なるべく、メールフィルタを使わない
面倒になるので…。

以上。これでしばらく頑張ってみるつもり。

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