仕事なんかで使うメールの処理・管理方法について色々考えた事を書いておきます。
簡単に今までの私のメール管理法
- 取引先毎のフォルダを作り、メーラーのフィルタ ( ルール ) を使って振り分け。
- 何かをやらなきゃいけないメールは、一度読んだにもかかわらず、未読にして区別。( 既読メールに印を付けるため、未読に戻すのは何か違う気がするなぁ )
- 処理が終わったら、既読にして終了。
てな感じだった訳ですが、取引先が増える度にフォルダとルールを作るのが面倒くさくなり、だんだん受信トレイにアクションが必要なメールと処理済みのメールが混在する様になって混乱してきたんですよねー。それから、取引が終了したフォルダを 「 どうしたもんか? 」 と思ってました。
それから、メールの内容を確認するためにプレビューすると既読になってしまって、それを未読に戻すのも面倒だった。
処理の必要なメールのみ受信トレイに残す管理法に変えた
下の記事を読んでから、メールの処理方法を変えました。
– ITmedia Biz.ID:Gmailに学ぶ – 大量のメールに振り回されない基本テクニック
その方法とは、受信トレイの下に「処理済み」と言うフォルダ(私の場合は、Gmail に習って Archive と言う名前)を作って、返信不要のメールや処理済みメールを移動させるだけ。
こうすると、何かしらのアクションを起こさないといけないメールだけが受信トレイに残り管理が楽になります。良い記事をありがとう。ITmedia さん。
—- 追記 @ 2007/11/30 —-
メールはプロジェクト毎に整理する事にした
しばらく、上記のようなメールの管理方法でやってきた訳だが、過去のメールが全て 「 処理済み 」 フォルダに入っているため、完了したプロジェクトのやり取りを見直すのが大変。
と言う事で、メールはプロジェクト毎にフォルダで整理する事にしました。
フォルダ構成の案
受信トレイ
進行中
A社のプロジェクト
B社のプロジェクト
後でやる
大事な物
処理済み
C社のプロジェクト
みたいな感じで管理するつもり。
各フォルダの説明
- 受信トレイ
- 未分類、処理・作業中、すぐに処理できない、返事待ち、誰かに頼んだ仕事などのメールはココに格納。終わったらプロジェクト毎に分類。
- 進行中
- 進行中のプロジェクト関係で処理済みのメールはココに格納。
- 後でやる
- 時間が出来た時に処理するメールはココに格納。
- 大事な物
- 何回も読み返す様なメールはココに格納。
- 処理済み
- 単なる連絡事項や終わったプロジェクトはココに格納。プロジェクトの場合はフォルダごと格納。
運営のルール
- 送信済みのメールもプロジェクト毎に分ける
- プロジェクトに関するやり取りを後で確認する時ラクチンなのと、あるメールに対して自分がどう返信したか一画面で確認できるので。送信済みメールを残さない設定にし、常に自分への BCC をつけておく。こうしておくと、自分が送信したメールが受信トレイに届くので、それから分類。
- やらないといけない事は受信トレイで一覧できるようにしておく
- これ大事。そして受信トレイを空にすべくガンバル。
- なるべく、メールフィルタを使わない
- 面倒になるので…。
以上。これでしばらく頑張ってみるつもり。